خطابات الضمان ومعالجتها محاسبيا

عرَف خطاب الضمان كثير من الباحثين وأيضا القوانين التجارية في كل دولة ومن هذه التعريفات تعريف قانون التجارة المصري رقم 17 الصادر عام 1999 في المادة 355 بأنه "تعهد مكتوب يصدر من البنك بناء على طلب شخص يسمى (الآمر) بدفع مبلغ معين أو قابل للتعيين لشخص أخر يسمى (المستفيد) إذا طلب منه ذلك خلال المدة المعينة في الخطاب ودون اعتداد بأي معارضة. "

ومن تعريفات الباحثين انه "تعهد كتابي نهائي غير قابل للرجوع فيه يصدر من بنك بناء على طلب عميله يتعهد بمقتضاه بأن يدفع لطرف ثالث يسمى المستفيد مبلغاً محدداً من المال عند أول طلب يتسلمه في خلال فترة سيريان خطاب الضمان ودون الالتفات إلى أية معارضة".

أنواع خطاب الضمان

خطاب الضمان الابتدائي

ويعرف أيضا بالخطاب الأولي وهو خطاب يصدر في حالة المزايدات والمناقصات للتقديم وضمان الجدية فقط وينتهي بانتهاء الطرح ويكون مدته من 3 إلي 6 أشهر بحد أقصى.

خطاب الضمان النهائي

هو خطاب يصدر في حالة إرساء المزايدات أو المناقصات على العميل، وتكون مدته من سنة إلي 3 سنوات ومن الممكن أن تزيد عن ذلك، وتعتبر ضمان للمستفيد أن يؤدي العميل المتفق عليه كما يجب.

خطاب الضمان الدفعة المقدمة

هو خطاب له نفس خصائص خطاب الضمان النهائي كاملة عدا صرف مبلغ الخطاب يكون على دفعات محددة من البداية في خطاب الضمان ويستخدم عادة في مجال المقاولات ويتم صرف الدفعات بعد إنجاز أجزاء من بنود التعاقد.

المعالجة المحاسبية لخطاب الضمان

أولاً: خطاب الضمان الابتدائي

يأخذ خطاب الضمان الابتدائي حالتين متعارف عليهم وهما:

- الحالة الأولى: خطاب ضمان مغطى بالكامل (100%)

أي يقوم العميل بدفع كامل مبلغ الخطاب للبنك.

عند الفتح

                                               ××× من ح/ غطاء خطاب ضمان ابتدائي رقم .... بنك .....

                                               ××× من ح/ رسوم ومصاريف خطابات ضمان ابتدائية

                                                    ××× إلي ح / البنك

عند الإغلاق

                                              ××× من ح/ البنك

                                                   ××× إلي ح/ غطاء خطاب ضمان ابتدائي رقم .... بنك .....

وذلك بمبلغ خطاب الضمان فقط وتقفل الرسوم والمصاريف في حساب الأرباح والخسائر

- الحالة الثانية: خطاب ضمان مغطى جزئياً (غير مغطى بالكامل)

أي يدفع العميل جزء من مبلغ الغطاء ويضمنه البنك بباقي المبلغ من حسابه الائتمان

القيد عند الفتح

                                               ××× من ح/ غطاء خطاب ضمان ابتدائي رقم .... بنك .....

                                               ××× من ح/ رسوم ومصاريف خطابات ضمان ابتدائية

                                                    ××× إلي ح / البنك

                                                    ××× إلي ح/ التسهيلات البنكية بنك .....

ويكون حساب البنك في هذا القيد بالمبلغ الذي يدفعه العميل من الخطاب وكامل المصاريف، ويكون حساب التسهيلات البنكية بالمبلغ الذي يضمنه البنك من الحساب الائتماني للعميل

عند الإغلاق

                                              ××× من ح/ البنك

                                              ××× من ح/ التسهيلات البنكية بنك ....

                                                   ××× إلي ح/ غطاء خطاب ضمان ابتدائي رقم .... بنك .....

وأيضاً تقفل الرسوم والمصاريف في حساب الأرباح والخسائر، ويجب عمل قيد عند غلق التسهيلات لإثبات فوائد وعمولات التسهيلات البنكية ويكون:

                                         ×× من ح/ فوائد وعمولات التسهيلات البنكية

                                            ×× إلي ح/ البنك

ثانياً: خطاب الضمان النهائي

يأخذ خطاب الضمان النهائي أيضاً نفس حالات الابتدائي وهما:

الحالة الأولى: خطاب ضمان نهائي مغطى بالكامل (100%)

أي يقوم العميل بدفع كامل مبلغ الخطاب للبنك.

القيد عند الفتح

                                               ××× من ح/ غطاء خطاب ضمان نهائي رقم .... بنك .....

                                               ××× من ح/ رسوم ومصاريف خطابات ضمان النهائية

                                                    ××× إلي ح / البنك

عند الإغلاق

                                              ××× من ح/ البنك

                                                   ××× إلي ح/ غطاء خطاب ضمان نهائي رقم .... بنك .....

وذلك بمبلغ خطاب الضمان فقط وتقفل الرسوم والمصاريف في تكاليف المشروع

الحالة الثانية: خطاب ضمان مغطى جزئياً (غير مغطى بالكامل)

أي يدفع العميل جزء من مبلغ الغطاء ويضمنه البنك بباقي المبلغ من حسابه الائتماني

القيد عند الفتح

                                               ××× من ح/ غطاء خطاب ضمان نهائي رقم .... بنك .....

                                               ××× من ح/ رسوم ومصاريف خطابات ضمان النهائية

                                                    ××× إلي ح / البنك

                                                    ××× إلي ح/ التسهيلات البنكية بنك .....

ويكون حساب البنك في هذا القيد بالمبلغ الذي يدفعه العميل من الخطاب وكامل المصاريف، ويكون حساب التسهيلات البنكية بالمبلغ الذي يضمنه البنك من الحساب الائتماني للعميل

عند الإغلاق

                                              ××× من ح/ البنك

                                              ××× من ح/ التسهيلات البنكية بنك ....

                                                   ××× إلي ح/ غطاء خطاب ضمان ابتدائي رقم .... بنك .....

وأيضاً تقفل الرسوم والمصاريف في حساب الأرباح والخسائر، ويجب عمل قيد عند غلق التسهيلات لإثبات فوائد وعمولات التسهيلات البنكية ويكون:

                                         ×× من ح/ فوائد وعمولات التسهيلات البنكية

                                            ×× إلي ح/ البنك